Dématérialisation des réunions de Top Management : les 3 critères indispensables à prendre en compte pour choisir une solution

Les Comités de Direction, Conseils d’Administration et de Surveillance constituent des instances clés au sein d’une entreprise. On y échange des informations déterminantes qui influent sur les axes de développement de la société. Il existe aujourd’hui des solutions conçues pour accompagner tout le cycle de vie des réunions des instances de gouvernance. Mais comment faire le bon choix parmi les différentes offres ?

Pour déterminer quel outil répondra le mieux aux problématiques propres au Top Management, sans compromettre leurs impératifs de confidentialité, 3 éléments sont à prendre en considération :

Un outil adapté à vos besoins

Les solutions Cloud, comme la boardroom virtuelle, conçues spécifiquement pour les besoins des instances de gouvernance, permettent de répondre à la fois aux challenges organisationnels et aux défis de sécurité auxquels les entreprises sont confrontées.

Au moment de faire votre choix, il y a un élément à prendre en compte : la simplicité. Les membres des instances de gouvernance ne disposent pas nécessairement d’une expertise informatique pointue. Il est donc primordial que la solution retenue soit intuitive et facile à prendre en main. Les interfaces web et tablette doivent permettre à tous les utilisateurs de s’approprier aisément l’outil, afin qu’il soit une aide et non un frein à leur productivité. Une solution qui propose toutes ces caractéristiques vous permettra d’optimiser l’organisation de toute réunion, notamment celles des conseils d’administration ou de surveillance et des comités de direction.

La mobilité est un élément à prendre en compte aujourd’hui. De nombreux managers sont amenés à se déplacer et à travailler dans un autre cadre que celui de l’entreprise. Être mobile introduit un certain nombre de risques comme le vol, la perte de documents confidentiels ou encore la connexion à des réseaux non sécurisés. Il faut donc que la solution choisie par le board pour l’organisation de ses réunions propose des fonctionnalités adaptées aux contraintes spécifiques des utilisateurs nomades. Cela passe notamment par des codes de sécurité pour toute connexion à l’application, paramétrer une suppression automatique des informations en cas d’erreur multiples de saisie, etc.

Une organisation simplifiée des réunions

Invitations envoyées aux participants, définition de l’ordre du jour, liste des priorités, mise à disposition des documents nécessaires aux prises de décision, échanges entre les membres…

Au-delà des documents eux-mêmes, votre solution dédiée à l’organisation de réunions doit permettre à chaque participant de disposer d’outils pour échanger et décider : chat, module de vote, etc.

La boardroom doit vous permettre de simplifier le travail de préparation. Annoter des documents, les consulter hors connexion, autant de fonctionnalités qui permettent de préparer plus facilement les réunions des instances de gouvernance, y compris en situation de mobilité.

Une solution adaptée aux réunions du Top Management doit proposer toutes ces fonctionnalités qui permettront de faire des économies de temps (pour classer les documents, effectuer des recherches, accéder aux documents, les partager…), d’espace (tout est stocké en ligne, libération de l’espace physique)  et d’argent (plus de documents à envoyer par coursier par exemple). Une boardroom virtuelle présente également de vrais bénéfices en termes de sécurité. Optez pour une solution qui vous permet de réunir l’ensemble des documents associés à chaque réunion au sein d’un même espace protégé.

Des données sécurisées

Savoir-faire, secrets de fabrique de l’entreprise, données financières et stratégiques, débats au sein du comité de gouvernance… Il est essentiel que ces informations ne quittent pas un cadre très stricte au sein d’une entreprise. Le Top Management doit veiller à la sécurité des échanges, en protégeant les données de toute interception, consultation ou modification par des tiers non autorisés.

Toutes les solutions Cloud ne proposent pas le même niveau de sécurité. Il est cependant possible, en optant pour les offres les plus performantes du marché, de bénéficier d’un panel de mesures de sécurité extrêmement pointues. Traçabilité des échanges et des actions des participants, un accès maîtrisé, des fonctionnalités de chiffrement avancé… Ces offres permettent de palier aux risques liés au support papier, aux emails, aux réseaux ou au matériel lui-même.

En parallèle des mesures propres au logiciel et à son déploiement, il est primordial de veiller aux garanties offertes par votre prestataire. Mais comment s’assurer que sa solution dispose des garanties suffisantes pour assurer la confidentialité et l’intégrité de vos données ? Mais comment évaluer ses engagements en termes de sécurité ? Les certifications et labels dont il dispose vous aideront à vous faire une idée. La norme ISO 27001 par exemple, est l’une des plus exigeantes en matière de sécurité.

Autre aspect très important lorsque l’on aborde la question de la sécurité : le légal. La loi permet parfois d’accéder à des données indépendamment des mesures mises en place pour les protéger. Les entreprises américaines par exemple, sont soumises à une loi intitulée Freedom Act (anciennement Patriot Act) qui donne le droit au gouvernement d’accéder à tout moment aux données qu’elles conservent. La loi s’applique à toute société dont l’actionnariat est majoritairement américain et présente la particularité d’être « sans frontière ». En d’autres termes, même si les datacenters de cette entreprise sont implantés en dehors des États-Unis, le gouvernement américain peut demander un accès aux données. Une subtilité juridique qui échappe bien souvent aux sociétés européennes qui s’appuient sur la localisation du datacenter pour choisir leur prestataire.

Image © FreeRange
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