Listes d’initiés : quelle solution pour une gestion simplifiée mais sécurisée ?

D’après Bruxelles, les abus de marché « nuisent à l’intégrité des marchés financiers et ébranlent la confiance du public dans les valeurs mobilières et les instruments dérivés ». Il est fait référence à un abus de marché pour tout comportement illicite sur un marché financier comme les opérations d’initiés, la divulgation illicite d’informations privilégiées ou encore les manipulations du marché. Le règlement européen Market Abuse Regulation (MAR) a pour but de limiter ces abus en organisant leur répression. Le texte oblige notamment les sociétés cotées à publier les informations privilégiées qu’elles détiennent dès que possible.

Une information privilégiée est définie par une directive européenne comme « l’information à caractère précis qui n’a pas encore été rendue publique, qui concerne directement ou indirectement, un ou plusieurs émetteurs d’instruments financiers, ou un ou plusieurs instruments financiers, et qui, si elle était rendue publique, serait susceptible d’influencer de façon sensible le cours des instruments financiers concernés ou le cours d’instruments financiers dérivés qui leur sont liés ».

Différer la publication mais sous condition

La législation européenne permet cependant aux entreprises cotées de différer la publication d’une information privilégiée si trois conditions cumulatives sont réunies : la publication immédiate est susceptible de porter atteinte aux intérêts légitimes de l’émetteur, le retard de publication n’est pas susceptible d’induire le public en erreur, et enfin, l’émetteur doit être en mesure de préserver la confidentialité de l’information.

Un émetteur peut donc différer la publication d’une information mais dans ce cas,  il devra en informer l’autorité compétente (l’AMF – Autorité des marchés financiers – en France par exemple) qui pourra ultérieurement demander des renseignements complémentaires sur cette information telle que la liste des personnes en ayant eu connaissance avant sa publication. Il est donc impératif pour l’émetteur de tenir à jour une liste des initiés ayant connaissance des informations privilégiées.

La gestion des initiés : un travail laborieux et chronophage

Aujourd’hui encore, de nombreuses entreprises réalisent ces tâches manuellement. Une ou deux personnes sont désignées en interne pour gérer le projet et assurer la conformité avec le règlement. Il peut s’agir par exemple du déontologue qui participe à la mise en place et à la bonne application des règles et codes de déontologie en vigueur au sein de son entreprise (surveillance des opérations passées en salle de marché, vérification de la conformité avec la réglementation en vigueur, les procédures internes, etc).

Il existe  différents types d’initiés : les initiés permanents (ayant un accès régulier à des informations privilégiées, comme par exemple les membres de la direction ou du conseil de surveillance) et les initiés occasionnels (ayant un accès aux informations privilégiées à l’occasion d’une opération ponctuelle comme une acquisition ou une restructuration). Et à chaque nouvelle information privilégiée, une nouvelle liste d’initiés est créée.

De nombreux fichiers Excel à gérer

La gestion des listes d’initiés, lorsqu’elle est manuelle, est un travail laborieux et chronophage. La personne en charge du projet devra obligatoirement informer les initiés de leur statut en leur envoyant un courrier avec une lettre d’engagement qu’ils devront retourner signée. Et bien sûr, par la suite, il faudra assurer le suivi de ces envois et relancer un par un les initiés n’ayant pas renvoyé leur lettre. Cette personne doit également renseigner les dates et horaires auxquels les initiés ont été informés de leur statut et ont renvoyé les documents signés. Tout cela représente une quantité très importante de fichiers (un par liste d’initiés et donc par information privilégiée, plus la liste des initiés permanents) et de lettres d’engagement.

Passer au numérique pour simplifier les process

Selon les exigences de l’AMF, les listes d’initiés doivent être disponibles de façon électronique. Mais il est possible d’aller plus loin afin de faciliter, accélérer et sécuriser le transfert d’information avec les autorités compétentes. Une plateforme numérique permettra par exemple au déontologue de créer des sections pour chaque information privilégiée mais également de mettre à disposition des initiés un espace pour accéder à l’ensemble des sections auxquelles ils appartiennent. Les initiés pourront également signer leur(s) lettre(s) d’engagement directement depuis l’outil. Pour éviter les relances chronophages, le déontologue sera en mesure de tracer facilement les signatures des lettres et de relancer les initiés n’étant pas à jour.

En choisissant une solution numérique comme celle proposée par Oodrive, les sociétés cotées ont l’assurance d’être en conformité avec le règlement européen. De plus, sa simplicité d’utilisation permet une prise en main immédiate et sans formation. Et son niveau de sécurité optimal répond aux contraintes des entreprises les plus exigeantes.

En savoir plus : Insider Room, solution sécurisée pour gérer efficacement et en toute simplicité les listes d’initiés des sociétés cotées

Image © Pexels
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