Les Comités de direction, les Conseils d’administration et les Conseils de surveillance sont l’occasion pour les participants de traiter un certain nombre de sujets sensibles. La confidentialité est l’un des défis majeurs auxquels sont confrontées les instances de gouvernance. Elles doivent également créer un environnement propice à des débats fructueux. Permettre à chacun d’intervenir, favoriser la participation malgré les agendas chargés ou la distance géographique qui sépare parfois les membres. Pour des réunions efficaces, il est important de respecter certaines étapes et d’utiliser les outils les plus appropriés.

Une réunion de Top Management se prépare en plusieurs étapes :

  • Inviter les participants suffisamment tôt pour qu’ils puissent s’organiser
  • Définir un ordre du jour
  •  Établir les priorités
  • Réunir les documents nécessaires aux prises de décisions et les mettre à disposition de tous les participants
  • Permettre des échanges préliminaires avant la réunion elle-même, à des fins de clarification, de pré-décision ou de résolution de problèmes urgents.
  • Préparer un Comité de direction  ou un Conseil d’administration demande donc du temps. Par exemple, il faut plus de trois jours à 73% des entreprises pour constituer le boardbook, d’après une étude Thomson Reuters (2014). Et ces dossiers font en moyenne 154 pages.

Des contraintes de planning et de mobilité

Les organisateurs de ces réunions se heurtent également à un problème de planning et de mobilité des participants. Certains membres des instances de gouvernance sont fréquemment en déplacement. D’autres sont dispersés géographiquement. D’après l’étude Thomson Reuters « The evolving role of the global board », 34% des entreprises affirment que les membres de leur Comité de direction sont dispersés dans plusieurs pays. Il est pourtant nécessaire qu’ils puissent tous accéder aux éléments du boardbook ou échanger des fichiers parfois volumineux.

Une digitalisation qui peine encore à s’imposer

Un rapport publié en octobre 2015 par Grant Thornton a mis en lumière certaines tendances sur l’évolution nécessaire des conseils d’administration dans le monde, afin d’y refléter la transformation de l’économie numérique notamment. « Le rôle des conseils d’administration est de montrer la voie à suivre mais également de conseiller et guider les équipes de direction de leurs structures », a commenté Vincent Papazian, Directeur national de l’audit chez Grant Thornton. « Bien que l’expérience des membres des Conseils d’administration en matière de gestion des entreprises reste l’un des facteurs les plus importants, il est aujourd’hui primordial que ces derniers sachent prendre le virage du 21ème siècle insufflé par la digitalisation des outils et offres de services ».

Un tiers des entreprises s’appuient encore sur des boardbook papier pour organiser leurs réunions de Top management. Chaque entreprise produit en moyenne  12 358 pages de documents par an dans le cadre de ces réunions. La dématérialisation des instances de gouvernance est donc loin d’être totale. Quant à l’email, il est utilisé dans plus de 40% des cas. De nombreuses messageries transmettent les emails sans aucune forme de chiffrement. Et une majorité des entreprises admettent avoir recours de manière occasionnelle ou régulière à des services gratuits.  Ces solutions ne garantissent pas un niveau de sécurité suffisant au regard des informations traitées.

Protéger les documents et les échanges sensibles

La sécurité et la confidentialité des données sont deux notions primordiales pour les conseils de gouvernance. Les informations traitées ont une valeur inestimable. Les savoir-faire et secrets de fabrique d’une entreprise, les données financières et stratégiques doivent être sécurisées. Elles ne doivent en aucun cas sortir d’un cadre défini. La perte de toutes ces informations peut avoir des conséquences importantes sur la réussite de l’entreprise.

Des solutions conçues spécifiquement pour les besoins des instances de gouvernance

Il existe des solutions Cloud conçues spécifiquement pour les besoins des instances de gouvernance. Elles permettent de répondre à la fois aux challenges organisationnels et aux défis de sécurité. Ces plateformes proposent un espace sécurisé qui centralise en un lieu unique les participants, les échanges et les documents liés à une réunion de Top Management. Ils proposent ainsi une boardroom virtuelle permettant de préparer les débats en toute confidentialité avant la réunion elle-même mais aussi d’en mettre à disposition le compte-rendu a posteriori. Il est possible, en optant pour les offres les plus performantes du marché, de bénéficier d’un panel de mesures de sécurité extrêmement pointues.

 

Pour en savoir +

Ebook « Comités de direction, Conseils d’Administration ou de Surveillance : Comment favoriser l’organisation des réunions en garantissant une confidentialité optimale ? »

 

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Naima el Ouarghani

Naima el Ouarghani
Product Manager - Partage et Collaboration

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