Le travail collaboratif dans le monde professionnel est devenu une véritable tendance. L’entreprise change. Les salariés d’aujourd’hui n’ont plus les mêmes attentes que ceux d’il y a 20 ou 30 ans. Le numérique est en grande partie à l’origine de ces nombreux bouleversements que connaissent les organisations. Travailleurs nomades, télétravail, dématérialisation des process, flex office, mobilité… Les habitudes évoluent et l’entreprise doit s’y adapter. Mais sans jamais baisser la garde du côté de sa sécurité.

Les espaces de travail ont été repensés. Les modes de collaboration également. Les travailleurs nomades sont aujourd’hui de plus en plus nombreux. Des études estiment qu’ils pourraient être 1 milliard d’ici 2035. L’époque où chaque salarié devait être derrière le même bureau 8 heures par jour semble désormais révolue. Les outils numériques à la disposition des entreprises permettent une plus grande souplesse. Désormais, la mobilité et la flexibilité sont de mise. Les outils de travail collaboratif sont désormais indispensables pour faire face à ces nouvelles habitudes de travail.

Outil de travail collaboratif : les salariés disent oui !

De nos jours, de plus en plus d’entreprises favorisent le travail collaboratif, notamment avec le développement des outils numériques. Ce n’est pas un simple effet de mode, mais un moyen de rendre les organisations plus performantes. Centralisation des informations, fluidité des échanges, productivité, mobilité et environnements de travail sécurisés expliquent pourquoi les entreprises ont choisi de tirer profit des solutions collaboratives.

Gain de temps, flexibilité, meilleure productivité… Les bénéfices du travail collaboratif et du travail distant sont nombreux et bien identifiés au sein des entreprises. L’étude réalisée par Fabernovel Institute et BAP révèle que 80% des salariés travaillant dans de grandes entreprises affirment qu’ils aimeraient collaborer plus souvent. L’étude montre également que pour bien collaborer il n’est pas nécessaire de partager le même espace en permanence.

Les entreprises ont su voir les bénéfices de tels outils. Une plateforme collaborative est un espace de travail virtuel centralisant des informations, outils ou applications liés à la conduite d’un projet qui sont ensuite mis à la disposition des différents acteurs  internes mais également d’intervenants extérieurs. La coordination et le travail entre les équipes sont plus simples, la communication est facilitée et le temps de travail optimisé.

Une organisation optimisée grâce au travail collaboratif

Les solutions de travail collaboratif changent la dynamique au sein des entreprises, particulièrement en termes d’organisation. Les échanges sont plus fluides. Les collaborateurs peuvent partager divers fichiers de travail (agenda, tableur, word, etc.) avec toutes les personnes qui interviennent sur un projet par exemple. Ce genre d’outil s’avère très utile pour le suivi du planning ou la mise à jour de fichiers. Mais certaines habitudes sont tenaces au sein des entreprises. Habitudes qui ne favorisent pas le développement du travail collaboratif. L’email en est l’exemple parfait.

Une étude réalisée par Fuze a montré un intérêt pour le travail à la demande au niveau mondial. 89% des personnes interrogées déclarent que travailler de manière flexible devrait être la règle et non l’exception. 84% des salariés estiment qu’ils pourraient être plus productifs en dehors du bureau. Encore faut-il disposer des bons outils de travail collaboratif.

L’email, votre meilleur ennemi ?

Passer des heures à vérifier tous ses emails à la recherche de la dernière version d’un document, ou tenter de retrouver une information sur un sujet spécifique dans le cadre d’un dossier en cours est un travail fastidieux qui peut faire perdre beaucoup de temps. Une solution collaborative centralise tous les fichiers, tous les messages nécessaires au bon déroulement d’un projet. Chaque collaborateur peut donc se concentrer sur l’essentiel, sur son cœur de métier.

Outil de travail collaboratif : une productivité accrue

Une organisation optimisée permet une plus grande productivité. Le fait d’avoir un système dans lequel toutes les mises à jour de projet sont visibles permet en effet aux parties prenantes de suivre toutes les étapes d’un projet, et à tout moment. Les fichiers sont mis à jour en temps réel. Plus personne ne passe à côté d’une information essentielle.

La qualité du travail collaboratif est un enjeu majeur dans l’entreprise.

D’autant que celui-ci implique de plus en plus d’acteurs, notamment dans le cadre de projets d’envergure. Accéder rapidement aux données, gérer la multitude de versions d’un même fichier, bénéficier d’outils de consultation et de diffusion fiables et pratiques sont des éléments clés pour une entreprise plus productive, notamment avec des collaborateurs de plus en plus mobiles.

Une étude réalisée par Wrike en France, en Allemagne, au Royaume-Uni et aux Etats-Unis montre que les salariés français sont très majoritairement favorables au travail collaboratif et distant. Ils sont 52% à estimer que le travail collaboratif rend leurs tâches plus agréables et/ou qu’il accroît leur productivité. Ils ne sont que 41% à avoir ce sentiment en Allemagne et au Royaume-Uni.

Des travailleurs de plus en plus mobiles

Aujourd’hui, il est possible de gérer une entreprise ou un projet de A à Z avec des équipes réparties dans plusieurs pays ou sans avoir de locaux fixes. Grâce à l’amélioration de la connectivité à Internet et des technologies mobiles, un salarié peut travailler depuis chez lui ou depuis un espace de coworking exactement comme s’il était au bureau. Par ailleurs, le télétravail est très souvent sollicité par les salariés. Deux Français sur trois affirment d’ailleurs qu’ils choisiraient une offre d’emploi avec ce critère plutôt qu’une ne le proposant pas.

Selon une étude de la société Hiscox, 93% des jeunes actifs ne veulent plus d’un bureau « classique ». Et 60% des salariés travailleront régulièrement de chez eux d’ici 2022. Mais pour que tout cela soit faisable, les entreprises doivent mettre à la disposition de leurs équipes les outils nécessaires à cette mobilité.

Un bureau mobile et accessible à tout moment

La mobilité des collaborateurs augmente, tout comme le travail distant. La question de la disponibilité des données en temps réel introduit de nouveaux paramètres pour une entreprise, aussi bien en matière de sécurité que d’accessibilité contrôlée et de synchronisation.

Travail collaboratif : avec quelle solution ?

Une solution collaborative comme iExtranet permet de synchroniser en temps réel des documents sur plusieurs périphériques. Les projets peuvent désormais suivre chaque collaborateur dans ses déplacements à l’extérieur de l’entreprise.  Toutes les personnes autorisées peuvent faire des modifications, des ajouts, des suppressions depuis n’importe où et tout le temps. Ce type d’outil permet de collaborer efficacement  et en temps réel avec des collaborateurs nomades, des filiales, des clients, des prestataires ou des partenaires. Les fichiers doivent pouvoir être diffusés de manière simple, quel que soit leur nombre, leur taille ou leur format. Et de manière sécurisée !

Un environnement sécurisé

Grâce aux outils de travail collaboratif dans le cloud, peu onéreux, facile s à utiliser et accessibles, les utilisateurs ont plus de liberté et de choix que jamais. Nombreux sont ceux qui font le choix de solutions gratuites et grand public. Est-ce vraiment la bonne solution ?

La facilité ne doit pas faire oublier que les données d’une entreprise valent de l’or et qu’il est essentiel de les protéger. il faut donc choisir des outils de travail collaboratif adaptés et sécurisés lorsque l’on partage des fichiers avec ses collègues, ses partenaires ou ses clients. La sécurité des données et des échanges est un critère essentiel aujourd’hui dans le choix d’une solution de travail collaboratif. et pour cause, la cybermenace ne cesse d’augmenter chaque jour.

Cyberattaques : quelles conséquences pour l’entreprise ?

les conséquences pour une entreprise dont les données les plus sensibles et stratégiques auraient été dérobées sont souvent très lourdes :

  • Espionnage industriel de la part de ses concurrents
  • Chute de son action en bourse
  • Echec de transactions importantes
  • Brevets protégés rendus publics
  • Perte de confiance du public
  • Pertes financières
  • etc

Choisir un outil de travail colaboratif sécurisé : Oodrive vous accompagne

Un outil de travail collaboratif permet de synchroniser en temps réel des documents sur plusieurs périphériques. Les projets peuvent désormais suivre chaque collaborateur dans ses déplacements. Toutes les personnes autorisées peuvent faire des modifications, des ajouts, des suppressions depuis n’importe où et tout le temps. Ce type d’outil permet de collaborer efficacement et en temps réel avec des collaborateurs nomades, des filiales, des clients, des prestataires ou des partenaires. Les fichiers doivent pouvoir être diffusés de manière simple, quel que soit leur nombre, leur taille ou leur format. Et de manière sécurisée ! Accès, stockage, partage et modification des données sont protégés et contrôlés grâce à un ensemble d’options et de paramètres de sécurité.

La question de la sécurité des données est en effet centrale aujourd’hui. Dans les entreprises n’ayant pas encore mis en place une solution de travail collaboratif, la transmission des informations peut prendre du temps. Les documents transitent par des boîtes mails, ils sont transférés, imprimés, modifiés et à terme classés. Durant tout ce processus, ils peuvent être égarés, détériorés ou même ignorés. Les outils collaboratifs mettent un terme à tous ces risques. Tous les échanges se font sur une seule et même plateforme.

La solution d’Oodrive garantit une sécurité optimale à chaque étape d’un projet collaboratif. Accès, stockage, partage et modification des données sont protégés et contrôlés grâce à un ensemble d’options et de paramètres de sécurité.

 

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Hélène Toutchkov

Hélène Toutchkov
Content Manager

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