« Problème de transport pour vous rendre sur votre lieu de travail ? Pensez au télétravail ». Tel est le message diffusé par le gouvernement en avril 2018 sur son compte twitter au premier jour de la grève perlée de la SNCF qui devait durer trois mois.  Une période pendant laquelle les trajets domicile-travail risquaient d’être compliqués pour beaucoup de Français. A moins bien sûr qu’ils ne décident de rester chez eux. Dans de nombreux métiers, et grâce aux outils collaboratifs appropriés, le télétravail est aujourd’hui une véritable alternative.

D’ailleurs, une étude réalisée dans 12 pays par le cabinet MORAR Consulting pour Polycom Inc montre que 62% de la population active mondiale travaille selon une approche flexible. Pour 61% des télétravailleurs français, ces nouvelles pratiques les aident à être plus productifs. Au niveau mondial, 98% des sondés estiment qu’une approche du travail accessible en tous lieux est favorable à la productivité en entreprise.

Le télétravail : plus qu’une tendance

Cette tendance n’aura pas échappé au gouvernement français. Dans le cadre des ordonnances Macron du 22 septembre 2017, le cadre juridique du télétravail a été consolidé et adapté afin de faciliter et favoriser cette pratique par les salariés. Depuis le 1er janvier 2018, un employeur doit justifier son refus d’autoriser un salarié à travailler à distance.

Le télétravail est donc en train de se développer au sein des entreprises et de transformer notre façon d’interagir en interne comme en externe. Mais cela ne s’improvise pas. Il faut sensibiliser les équipes, définir des règles mais surtout donner les moyens techniques de travailler de chez soit comme au bureau. Si le courrier électronique permet de communiquer avec ses collègues, ses clients ou ses partenaires, il existe des solutions plus poussées qui facilitent les échanges même lorsque tous les protagonistes sont dispersés géographiquement.

Outils collaboratifs : les nouveaux enjeux du partage dans l’entreprise

Hier encore, les modes de collaboration en entreprise reposaient sur des approches bidirectionnelles, restreintes et fermées. une approche remise en question par de nouveaux impératifs d’efficacité et de sécurité, de nouveaux besoins fonctionnels et par la globalisation des échanges. Un tournant qui se traduit par l’émergence de nouveaux modes de collaboration, plus intéractifs et participatifs.

Mais en la matière, tous les outils collaboratifs en  ligne ne se valent pas. Surtout, ils n’apportent pas toujours des réponses appropriées aux spécificités du monde de l’entreprise.

Solutions grand public / solutions professionnelles : une rupture de confiance consommée

Une étude commanditée par Axway et menée auprès de plus de 600 professionnels de l’informatique aux Etats-Unis, fait état du fossé qui sépare désormais les solutions de partage grand public professionnelles. 48% des répondants considèrent que les services grand public de partage de fichiers ne sont pas adaptés à un usage professionnel. 74% considèrent que leur entreprise a peu de chances de savoir le cas échéant si des informations sensibles ou confidentielles ont été volées ou utilisées illicitement. 66% considèrent le partage de fichiers comme risqué ou très risqué.

Quel outil collaboratif pour quelle valeur ajoutée ?

La question de la valeur ajoutée est centrale dès lors que qu’il est question d’intégration de nouveaux outils collaboratifs. Accélération des échanges, simplification et harmonisation des pratiques, sécurisation des données partagées ou diffusées, traçabilité… Les gains d’efficacité et la réduction des risques pour l’entreprise peuvent être nombreux, à condition de mettre en place les outils collaboratifs les plus pertinents et les plus adaptés.

Une collaboration continue

La communication et les échanges entre les équipes sont essentiels. D’où le développement des outils collaboratifs. Où qu’ils se trouvent, les salariés doivent pouvoir échanger sur leurs projets. Grâce à ce type d’outils, plus besoin d’être dans les locaux de l’entreprise pour avancer. L’information est centralisée et accessible en permanence. Selon le rapport PwC « The future of work », 10% des sociétés les plus importantes des Etats-Unis seront des entreprises « virtuelles » d’ici 5-10 ans, les bureaux étant occupés par moins de 10% des salariés. Les entreprises doivent dès aujourd’hui mettre à disposition de leurs collaborateurs les outils leur permettant de travailler à distance simplement.

Les outils collaboratifs permettent alors à tous les intervenants d’un projet de partager les informations essentielles. ils ont toujours à disposition les dernières versions des fichiers dont ils ont besoin. De plus, les documents disponibles dans la plateforme peuvent être modifiés en simultané, annotés voire complétés par des mémos.

Toujours assurer la sécurité des données

Le télétravail et ses avantages ne doivent pas faire oublier la sécurité des données qui reste un sujet prioritaire. Cette question est peut-être encore plus importante en dehors des murs de l’entreprise. Une fois à l’extérieur, il est encore plus facile de perdre le contrôle sur ses données. Avec des outils collaboratifs conçus spécifiquement pour les professionnels, vous assurez la protection des informations. La collaboration se fait dans un cadre extrêmement sécurisé et avec une forte traçabilité sur les actions effectuées par chacun.

A chaque étape – accès, stockage, partage, modification – les données de l’entreprise sont contrôlées grâce à un ensemble de technologies et de paramètres de sécurité. L’outil collaboratif sélectionné doit impérativement supprimer les failles de confidentialité.

Plus de mobilité, plus de vigilance

La mobilité des collaborateurs augmentant, tout comme le travail distant, la question de la disponibilité des données en temps réel introduit de nouveaux paramètres opérationnels pour l’entreprise, aussi bien en matière de sécurité des données que d’accessibilité contrôlée et de synchronisation.

protéger vos données ne doit pas pour autant signifier entraver ou limiter leur bonne circulation. des solutions existent pour concilier ces différents impératifs.

Les nouveaux outils collaboratifs à disposition des entreprises permettent aujourd’hui aux salariés de rester productifs et en contact avec leurs équipes en toutes circonstance. Et sans renier sur la sécurité des données, même les plus sensibles. Les problèmes de transports ne sont donc désormais plus un obstacle à la collaboration au sein des entreprises !

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Charlène Chatel

Charlène Chatel
Marketing manager

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