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  • En toute confidentialité
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  • Collaborez
  • Consultation et annotation
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Une solution complète et sécurisée pour accompagner le cycle de vie des réunions

Les réunions de Comités de Direction, de Conseils d’Administration et de Conseils de Surveillance traitent de sujets sensibles et réunissent des participants dispersés géographiquement qui doivent tous prendre connaissance d‘informations confidentielles. Un simple envoi par email ne peut donc pas être envisagé.

Utile à toutes les étapes du cycle de vie de ces réunions, la plateforme BoardNox a été spécialement conçue pour en faciliter l’organisation, partager les documents confidentiels qui y sont liés et permettre aux participants d’interagir sur les sujets abordés.

De sa mise en place à son utilisation, BoardNox s’accompagne d’un service premium pour guider organisateurs et participants. Les experts Oodrive se rendent sur site pour vous aider à déployer la solution, organisent des formations téléphoniques ou webinars et se tiennent à votre disposition pour répondre à vos questions (support multilingue avec outil de suivi des tickets et option 24/7).

Disponible sur interface web ou mobile, BoardNox est particulièrement adaptée aux membres du Top Management. Régulièrement en déplacement, ils peuvent ainsi accéder à leur plateforme partout et à tout moment.

Une solution complète et sécurisée pour accompagner le cycle de vie des réunions

Une solution de gestion des réunions rapide à mettre en place

Une solution de gestion des réunions rapide à mettre en place

Outil d’organisation des réunions : BoardNox permet aux administrateurs d’entreprise et assistants de direction, responsables de l’organisation de Comités de Direction, Conseils d’Administration et de Surveillance, de s’assurer de la bonne gestion des réunions du Top Management. Planification, invitations et suivi des participations sont ainsi facilités et centralisés.

Création d’un ordre du jour : L’ordre du jour, constitué de plusieurs sujets, de leurs différents intervenants et complété par l’ajout de documents associés se crée en quelques clics. L’organisateur peut facilement générer un BoardBook qui regroupera plusieurs documents de la réunion. Avec BoardNox, la diffusion d’informations sensibles est simplifiée.

Gestion des droits sur les documents : BoardNox permet de définir des droits spécifiques à chaque membre de Conseil afin de contrôler l’accès aux documents. Les droits d’action (lecture, synchronisation dans le porte-documents, annotation…) peuvent être différents d’un invité à l’autre en fonction de son rôle.

Une prise en main aisée pour les participants

Accès centralisé aux informations : En se connectant à la solution BoardNox, les participants d’une réunion accèdent à l’ensemble des informations qui y sont liées. Date, lieu, horaire, ordre du jour, identité des participants et intervenants, documents à consulter, …, tous les éléments sont réunis au sein d’un seul et même outil. Pour encore plus d’efficacité, un système de notifications automatiques informe les participants des changements apportés (ajout, modification ou suppression).

Consultation d’informations sensibles : La confidentialité des sujets abordés lors de réunions de Top Management requière un véritable contrôle des informations partagées. BoardNox n’autorise la consultation des documents qu’au sein de la solution, aucune application tierce ne peut y accéder. Le module porte-documents permet cependant aux participants de parcourir ces documents en toute sécurité, même en mode offline.

Collaboration et contribution : Bien plus qu’un simple outil de mise à disposition sécurisée de documents sensibles, BoardNox permet aux membres de comités de direction et conseil d’administration de gagner en productivité : possibilité de prendre des notes directement sur les documents mis à disposition (annotation), de discuter sur un espace sécurisé et privé en temps réel (Chat sécurisé) et de voter ou répondre à un sondage (outil de vote).

Une prise en main aisée pour les participants

La confidentialité des échanges garantie

La confidentialité des échanges garantie

Maîtrise des documents : Les documents partagés avec BoardNox sont uniquement accessibles dans l’environnement protégé de l’application. Hébergés en mode SaaS, ils restent par ailleurs hors du réseau interne de l’entreprise.

Les modules de sécurité de la solution BoardNox, authentification forte par certificat ou SMS, chiffrement des mots de passe et des données, compression des fichiers stockés, …, garantissent la confidentialité des données. En outre, le dispositif HSM (Hardware Security Module) apporte une sécurité physique complémentaire grâce à la conservation des clés de chiffrement au sein d’un boîtier cryptographique.

Sécurité mobile : L’administrateur a la main sur un ensemble d’options qui renforcent la sécurité mobile. Utilisation obligatoire de code de sécurité, suppression automatique des données en cas d’erreur de saisie du code de sécurité, suppression du cache à distance, …, autant de critères paramétrables en fonction de la politique de sécurité de l’entreprise.
Pour encore plus de sécurité, les fichiers synchronisés avec BoardNox ne sont pas chiffrés avec la méthode standard du périphérique, mais à l’aide d’un mécanisme propre à Oodrive.

Traçabilité :  La consultation des document mis à disposition avec BoardNox est traçée. L’organisateur sait qui a accédé à quel document, à quel moment.

En savoir plus sur la sécurité

Documentation Détaillée

Plaquette BoardNox