• Collaboration
  • Gestion par appel d'offres
  • Chargement de documents associés
  • Hiérarchisation des rôles
  • Emission
  • Publication des appels d'offres
  • Dialogue avec les candidats
  • Recueil des offres
  • Réponse
  • Dossier de réponse normalisé
  • Bibliothèque de documents
  • Validation & Signature électronique

Une solution de dématérialisation des appels d'offres dédiée à chaque partie

Les solutions de dématérialisation Omnikles dédiées aux acheteurs et aux entreprises placent l’appel d’offres au cœur des échanges. Elles offrent un espace de travail dédié à l’émission des appels d’offres ou à la constitution des dossiers de réponse.

Vous êtes un acheteur public ? Emettez des appels d’offres grâce aux plateformes de dématérialisation Omnikles dédiées au secteur public (conseils généraux, régionaux, mairies …). Vous ouvrez vos marchés à la concurrence en publiant vos appels d’offres sur votre profil acheteur. Vous favorisez le dialogue avec les candidats et le dépôt électronique de leur offre.

Vous êtes une entreprise ? Répondez aux appels d’offres avec des outils adaptés aux réalités administratives des marchés publics. L’assistant à la réponse vous guide lors de la constitution de vos dossiers, clarifiant le langage juridique et réduisant les contraintes administratives.

Une solution de dématérialisation des appels d'offres dédiée à chaque partie

Acheteurs, optimisez la chaîne de dématérialisation !

Acheteurs, optimisez la chaîne de dématérialisation !

Les plateformes Omnikles respectent le cadre imposé par le code des marchés publics : mise en ligne de vos avis de publicité (sur votre profil acheteur, sur le BOAMP, le JOUE, le MONITEUR et autres supports d’annonces légales) et de vos dossiers de consultation entreprise, réception des candidatures et des offres puis gestion des échanges avec les candidats.

Oodrive vous accompagne dans vos projets de plateforme mutualisée avec une personnalisation graphique et fonctionnelle. Vous améliorez l’accès des candidats aux appels d’offres de votre région, de votre département ou de votre agglomération suivant son schéma territorial. En favorisant le dépôt électronique, cette solution vous permet d’exiger des entreprises une réponse en ligne.

Vous pouvez opter pour une plateforme mutualisée, une plateforme dédiée ou un portail national (www.achat-national.com, www.achat-hopital.com)

Entreprises, remportez un plus grand nombre d'appels d'offres !

Sur les marchés publics, votre premier enjeu est de répondre avec méthode pour ne pas voir votre offre rejetée pour sa forme. Les dossiers de réponse normalisée vous garantissent de présenter une offre au format attendu par l’acheteur public.

Les pièces obligatoires (Kbis, attestations sociales ou fiscales, …) que vous ajoutez dans la bibliothèque de documents alimentent automatiquement chaque dossier de réponse.

Les différentes parties (technique, qualité, logistique, administratif, commercial) contribuent sur un même dossier. Lorsque l’offre est finalisée, les  profils habilités sont invités à valider et signer en ligne, garantissant ainsi l’intégrité du dossier de réponse.

Entreprises, remportez un plus grand nombre d'appels d'offres !

Documentation détaillée

Plaquette Omnikles Administration

Plaquette Omnikles Entreprise

Témoignages clients

BTP Charvet
BTP Charvet s’appuie sur la solution Omnikles pour améliorer sa gestion des réponses aux appels d’offres publics
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BTP Charvet est une entreprise française du bâtiment et des travaux publics. La société BTP Charvet exerce ses compétences dans le domaine privé et public et se positionne en moyenne sur une cinquantaine de marchés publics par an. Afin d’en simplifier le traitement, elle s’est équipée d’une plateforme de gestion assistée de la réponse aux appels d’offres et de parapheur électronique. Elle a choisi Omnikles qui apporte une solution adaptée aux PME. OK-OFFRE est une solution rapide à mettre en œuvre, simple d’utilisation qui allie sécurité et efficacité.


Un besoin de simplicité et d’assistance pour répondre aux appels d’offres

Le chef de projet Omnikles assure la mise en place de tous les pré-requis à la dématérialisation de la réponse aux appels d’offres. « Après avoir commandé une clé de signature je suis allée la chercher au tribunal de commerce, j’ai rencontré un représentant Omnikles qui m’a aidé à charger toutes les applications nécessaires à son fonctionnement » précise Catherine Charvet, co-gérante de BTP Charvet.

Le chef de projet assure un accompagnement à toutes les étapes pour une mise en service rapide de la plateforme. Pour BTP Charvet, la mise en service n’a pas excédé un mois.

La prise en main d’une plateforme de dématérialisation telle qu’Omnikles se fait naturellement. « Grâce à l’assistance que nous recevons en amont, nous n’avons aucun problème pour reproduire sur le web les processus de traitement, de validation et de signature et chaque utilisateur a bénéficié d’une formation complète afin d’approfondir la maitrise de la plateforme » explique Catherine Charvet.

 

Valeurs : Vigilance et sécurité de l’environnement

La vigilance et la sécurité de l’environnement sont des valeurs partagées par le personnel et la direction de BTP Charvet. Avec OK-OFFRE, ils respectent les politiques internes de sécurité grâce à la traçabilité des échanges et la signature électronique confidentielle. Ils renforcent la vigilance grâce aux fonctions de vérification des contenus et la check-list d’analyse de dossiers.

L’utilisation d’OK-OFFRE réduit le risque d’erreurs dans la constitution des dossiers de réponse. « Lors d’un appel d’offres, il ne faut oublier aucun document sous peine de voir son offre rejetée. Avec le cadre fourni par l’outil, nous sommes certains d’avoir ajouté tous les documents lorsque nous passons à l’étape suivante » ajoute Catherine Charvet.

 

La solution OK-OFFRE d’Omnikles : productivité, économie !

En plus d’un bilan carbone positif, les solutions Omnikles améliorent la productivité. « L’utilisation d’OK-OFFRE nous a permis d’économiser sur nos dépenses en papier et nos frais de transport. La plateforme nous fait également gagner beaucoup de temps au quotidien ! » précise Catherine Charvet.

Avec la solution Omnikles, BTP Charvet aborde la dématérialisation de la réponse aux marchés publics de manière sereine. « Nous avons remporté plusieurs marchés auxquels nous avions répondu par voie électronique. Nous avons maintenant la preuve que la réponse électronique et la réponse papier bénéficient du même égard de la part de l’acheteur public.» explique Catherine Charvet.

Accompagnée par Omnikles, la société BTP Charvet s’est fixée de dématérialiser 100% de ses réponses aux marchés publics dont le seuil est supérieur à 90 000€.

« Les solutions de dématérialisation des appels d’offres Omnikles sont flexibles, économiques et simples d’utilisation. De plus, elles sont totalement sécurisées car elles s’adaptent au système de l’entreprise tout en respectant les contraintes liées aux codes des marchés publics. Nous sommes ravis que la société BTP Charvet ait choisi nos solutions pour mettre en place la réponse électroniques aux appels d’offres. Le succès de cette collaboration nous conforte dans les évolutions effectuées pour adapter nos solutions aux exigences des PME. », déclare Jérôme Lefevre, Directeur de la BU Omnikles chez Oodrive.

 

A propos de BTP Charvet

Fondé en 1962 par Joseph Charvet, BTP-Charvet est une société à responsabilité limitée au capital social de 16 000 euros. Reprise en 2000 par Jean-Luc et Catherine Charvet, l’entreprise, est spécialisée dans le bâtiment, le génie civil, le terrassement, la VRD, les fondations, les canalisations, et les ouvrages d’art. La société possède une forte compétence ainsi que des références solides en travaux de construction de génie civile notamment sur les réservoirs d’eau potable et les stations d’épuration. Installée en Isère, BTP-Charvet travaille depuis presque 50 ans pour les collectivités publiques, les entreprises et les particuliers. La société est certifiée par Qualibat et la Fédération Nationale des Travaux Publics.

SMICA
Le SMICA équipe les communes et établissements aveyronnais pour l’e-administration.
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Au SMICA, les projets de dématérialisation ont commencé en 2007 avec l’obligation de dématérialisation du contrôle de légalité dans le cadre du projet ADEL pour la mise en place de l’e-administration.

Les objectifs pour le SMICA, Syndicat mixte pour l’informatisation des collectivités aveyronnaises :

  1. Atténuer la contrainte règlementaire
  2. Transformer la problématique démat’ en problématique métier
  3. Identifier les axes de mutualisation
  4. Réduire le coût et le temps de projet
  5. Offrir une montée en puissance des services au sein des collectivités et du département

Le SMICA a mis en place avec Omnikles, un portail global e-aveyron qui donne accès aux collectivités du département à : la démat des marchés publics, la télétransmission ACTES et HELIOS, à l’envoi de courriers recommandés et à l’archivage légal.

« Le bénéfice est immédiat et durable pour les agents dans les collectivités : l’Aveyron est un département rural. A l’heure du papier, les secrétaires devaient, dans un premier temps, regrouper tous les actes puis se déplacer en voiture vers les grandes villes Rodez, Millau et Villefranches. Aujourd’hui la transmission au contrôle de légalité est simplifié et le service plus réactif : les envois peuvent être décoléré et effectués  en temps réel. De plus, le mode full web permet aux élus de consulter les documents à valider ou signer depuis chez eux, à n’importe quel moment. Maintenant que nous sommes passés à la démat, je n’en connais pas une qui reviendrait en arrière.» déclare Laurence Touzet, Chef de projet au SMICA.

Aujourd’hui, parmi les communes et établissements aveyronnais :

  • 369 utilisent la solution Omnikles pour télétransmettre leurs actes au contrôle de légalité et passeront par la même solution pour transmettre leurs flux financiers en Trésorerie (PES V2). C’est 84% des émetteurs équipés, ce qui place le département à la 1ère place nationale (Taux national de raccordement des émetteurs sur les départements > 200 000 et < 500 000 habitants)
  • 50 utilisent déjà la solution Omnikles pour télétransmettre leurs flux financiers en Trésorerie (PESV2). La solution a été déployée en trois mois dans ces collectivités. Elles ont envoyé, à ce jour, procédé à l’envoi de 4000 flux PES.
  • 246 utilisent la solution Omnikles pour dématérialiser leurs marchés
  • 205 utilisent la solution Omnikles pour l’envoi du courrier dématérialisé.
  • 150 sont équipées de certificat RGS** CertEurope
Ville de Belfort
La ville de Belfort utilise les solutions Omnikles comme plateforme de dématérialisation des marchés
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Depuis 5 ans, Belfort et son agglomération utilisent les solutions OK-ACTE, OK-MARCHE et OK-COURRIER d’Omnikles, pionnier dans la dématérialisation des marchés publics. Du point de vue de la collectivité, ces outils ont permis d’améliorer et de simplifier de manière considérable la gestion des procédures en ligne.
Le choix de la suite de solution OK-ACTE, OK-MARCHE et OK-COURRIER

La ville de Belfort avait besoin d’utiliser une solution de dématérialisation des marchés publics par obligation légale. Après une mise en concurrence, Belfort a choisi Omnikles pour l’accompagner dans son projet de dématérialisation.

Omnikles propose aux collectivités et entreprises une gamme étendue de services web spécialisés dans la dématérialisation des appels d’offre et marchés. La ville de Belfort et l’agglomération Belfortaine utilisent au quotidien les solutions suivantes alliant efficacité et sécurité :

OK- MARCHE : dématérialisation des procédures pour toutes formes d’appels d’offres du code des marchés publics

OK-ACTE : centralisation des actes dématérialisés et papier du service des assemblés pour télétransmission au contrôle de la légalité avec circuit de validation paramétrable

OK-COURRIER : courrier électronique recommandé avec accusé de réception pour faciliter la gestion des différentes procédures et assurer la confidentialité des données

OK-ARCHIVE : archivage probant des documents électroniques pour une conversation sécurisée des traces juridiques

« Récemment intégré au groupe Oodrive, Omnikles dispose d’une expertise de plus de douze ans en terme de dématérialisation des documents à valeur juridique. En plus de nos plateformes de dématérialisation et de télétransmission, nous offrons des modules complémentaires d’archivage et de courrier pour assurer toute la chaîne de dématérialisation. Nous comptons aujourd’hui plus de 6 000 clients dans les administrations publiques » déclare Jérôme Lefèvre, Directeur de la BU Omnikles.
Omnikles : une plateforme de dématérialisation simple et conviviale

La ville, l’agglomération Belfortienne ainsi que le Syndicat mixte de gestion du parc automobile public utilise la suite de solution délivrée par Omnikles. Les différentes plateformes ont été implémentées en collaboration avec les services informatiques rapidement sans problème de paramétrages.

«La plateforme est facile d’utilisation et conviviale. Elle est rentée dans notre pratique quotidienne et nous avons aucune difficulté de gestion avec celle-ci » explique Geneviève Walter. « De plus, nous sommes en contact régulier avec l’équipe d’Omnikles qui se montre toujours disponible et à notre écoute. C’est un plaisir d’avoir un bon relationnel avec une équipe professionnelle, sympathique et réactive ». explique Geneviève Walter.

Actuellement, sept personnes travaillent quotidiennement avec OK-MARCHE et six personnes utilisent OK-ACTE au sein du service assemblée. Les formations à la plateforme pour les nouvelles recrues se font en interne, ce qui prouve la simplification des différentes solutions.

Depuis le début de l’année 2013, une quarantaine de procédures de marché ont été publiées grâce à la plateforme. Les modules OK-COURRIER et OK-ARCHIVE installés cette année viendront, quant à eux, renforcer la fluidité de la gestion de la dématérialisation des marchés publics.