Dans un monde en perpétuel mouvement, les modes de travail évoluent aussi. Aujourd’hui, les entreprises doivent repenser leur environnement pour répondre aux aspirations de leurs collaborateurs, afin de booster leur performance, mais aussi de les fidéliser. C’est dans cet esprit qu’Oodrive, le partenaire de confiance pour la gestion des données sensibles, a décidé de créer un espace Flex Office dans ses tout nouveaux bureaux parisiens. Si ses solutions sont utilisées par plus d’un million de personnes à travers le monde, c’est en raison de sa capacité à innover pour répondre à des besoins spécifiques. Une philosophie qui s’applique aussi à sa conception des modes collaboratifs actuels.

Une approche en adéquation avec l’évolution des modes de travail

Les équipes parisiennes d’Oodrive ne cessent de s’étoffer et le groupe souhaitait qu’elles puissent toutes continuer à travailler intra-muros. Il s’agissait donc de se montrer créatif, afin de trouver et d’aménager au mieux l’espace nécessaire pour accueillir des collaborateurs toujours plus nombreux dans un contexte de croissance soutenue.

Le concept de Flex Office (espace sans bureau fixe) s’est rapidement imposé, d’autant qu’Oodrive aime expérimenter et s’est inspirée de ce qui se fait de mieux en la matière. Depuis longtemps déjà, certaines fonctions se sont nomadisées et le groupe a choisi de sortir du traditionnel fonctionnement vertical, dans lequel les équipes travaillent en silos, pour favoriser les interactions. L’idée est d’offrir plus de souplesse aux collaborateurs dans la gestion de leur quotidien. De plus, la politique RH d’Oodrive a toujours visé à cultiver le bien-être de ses collaborateurs, notamment dans l’optique de les fidéliser.

« Cette approche disruptive est courante dans l’univers des start-up, mais moins au sein des entreprises d’une certaine envergure, comme Oodrive, qui compte aujourd’hui environ 400 collaborateurs. En effet, la mise en place du Flex Office à grande échelle n’est pas toujours simple, car il s’agit d’orienter ses choix d’aménagement en fonction des usages : ce sont les bureaux qui s’adaptent aux employés et non l’inverse. Aussi, plus l’effectif est important, plus la tâche s’avère complexe. » Jean-Louis Amice, DRH d’Oodrive

Le Flex Office selon Oodrive

Au cœur de Paris, dans le 10e arrondissement, Oodrive disposait déjà de bureaux situés au 2e étage d’un immeuble de la rue de l’échiquier : un ancien atelier de confection que le groupe a réhabilité façon loft avec des espaces modulables. Oodrive saisit une belle opportunité, en faisant l’acquisition du rez-de-chaussée de ce bâtiment, soit 560 m2 de plus. C’est là que ses collaborateurs découvriront leur nouveau lieu de travail à la mi-mai, après 6 mois de travaux.

« Cet espace Flex Office a été pensé pour nos 80 commerciaux. Une population idéale pour ce nouveau mode de travail, puisqu’elle passe la moitié de son temps en interne et l’autre en visite chez des clients ou prospects. Une fois ce pilote testé, nous envisageons de l’étendre à d’autres profils, comme nos développeurs ou nos équipes R&D et produits, soit environ 150 personnes. » Jean-Louis Amice, DRH d’Oodrive

Dans le cadre de ce projet, Oodrive a mis en place un comité de pilotage, comprenant les RH, la direction opérationnelle, le département marketing et les services généraux. Bien sûr, les managers ont également été impliqués pour porter la démarche auprès de leurs équipes. De plus, des visites ont été organisées tout au long du chantier, afin que les collaborateurs puissent se familiariser avec cet espace et donner leur ressenti.

Petite visite guidée : bienvenue chez Oodrive !

Dans ses nouveaux bureaux, Oodrive proposera autant d’espaces que de modalités de travail. Chacun pourra donc y trouver sa place, en fonction de ses besoins et de ses envies, plutôt que de son statut ou de son appartenance à une équipe donnée.

Côté travail, on retrouvera…

  • Un vaste plateau à l’ambiance contemporaine avec des parois vitrées, mais pas de cloison, ni de bureau individuel ;
  • Des espaces dédiés à la collaboration pour brainstormer en équipe ou, au contraire, pensés pour se concentrer dans le cadre d’un travail individuel ;
  • Des salles adaptées à différents usages : réunion en grand nombre, réception d’un client, accueil d’un candidat, conférence téléphonique avec système vidéo de pointe ;
  • Des lieux plus intimes, notamment pour ne pas déranger son entourage pendant une session de phoning ou alors pour assurer la confidentialité de certains échanges ;
  • Et même un lieu très original : un amphithéâtre pouvant accueillir jusqu’à 25 personnes et aménagé pour ceux qui aiment travailler autrement, sur un pouf avec l’ordinateur portable sur les genoux ou dans un transat avec les écouteurs sur les oreilles !

Ces petits à-côtés indispensables…

  • Des tables et des tabourets hauts, mais aussi des positions basses, plus classiques, pour que chacun puisse choisir ce qui lui convient du point de vue ergonomique ;
  • La suppression du téléphone fixe au profit de la messagerie instantanée et du smartphone ;
  • Un casier personnel dédié à chaque collaborateur en mode Flex Office ;
  • Un espace « zéro câblage » pour éviter les méandres de fils et fluidifier l’aspect visuel ;
  • Des murs interactifs sur lesquels on peut écrire et effacer, en remplacement des paper boards.

Pour les instants de détente…

  • Une grande terrasse où l’on peut déjeuner, faire une pause, organiser un événement ;
  • Une salle de repos avec jeux vidéo, jeux de société et babyfoot ;
  • Une salle de sport équipée d’appareils de pointe.

Et, pourquoi pas…

  • Des partenariats avec les entreprises de ce quartier du Sentier, notamment pour se faire livrer des repas selon ses envies du moment.
  • Des cours collectifs de yoga, de relaxation, de sophrologie, de secourisme…

À suivre, donc, dès la mi-mai, lorsque les équipes d’Oodrive prendront possession de ce nouveau lieu de travail pas tout à fait comme les autres !

« Certes, cette démarche s’inscrit dans l’air du temps. Cependant, il ne s’agit pas simplement de suivre une tendance et nous avons bien étudié la question. L’idée n’est pas non plus d’économiser de l’espace, comme cela se fait beaucoup, mais de donner de l’autonomie à nos équipes, tout en privilégiant les interactions. Cette approche correspond à une autre façon de travailler, visant à favoriser une culture du résultat, plutôt que du ‘présentéisme’. Ainsi, nos collaborateurs auront plus de liberté, mais devront aussi faire preuve de discipline. Ce projet repose donc sur la confiance, une valeur primordiale à nos yeux. » Jean-Louis Amice, DRH d’Oodrive

Awatif Elhilali

Awatif Elhilali
Senior Communications & Brand Manager

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